- Find den rigtige assistent
Brug tid på at finde en virtuel assistent, der har erfaring med lige præcis de opgaver, du søger hjælp til. Der findes mange forskellige virtuelle assistenter, som hver især har forskellige kernekompetencer. Det rigtige match er vigtigt, så du kan få løst dine opgaver uden at bruge for meget tid på det. Undersøg tidligere referencer, og spørg gerne ind til tidligere opgaver og kunder.
- Afstem forventninger
Vær ærlig omkring hvad dine forventninger er, og sig det fra starten. Find ud af hvad dit behov er, og spørg ind til, om det er noget assistent kan levere. Hvis du har deadlines på dine opgaver, så oplys det fra starten. De fleste virtuelle assistenter arbejder for flere forskellige kunder, og er ikke altid til rådighed. Den tid de bruger på dig og din virksomhed, skal bookes ind, så begge partner ved hvornår opgaven skal udføres.
- Planlægning af opgaver
Sørg for at du har overblik, over hvilke opgaver du planlægger at outsource. Jo mere struktur du har i din business, jo nemmere er det at uddelegere opgaver til en virtuel assistent. Find ud af hvilke opgaver du helt vil være fri for, gerne de opgaver der tager af din tid, og ikke giver dig energi. Planlægningen kan evt. også ske sammen med din assistent, da nogen virtuelle assistenter er eksperter i struktur og overblik 😊 Hvis du ikke ved hvor lang tid dine opgaver vil tage, så få en fleksibel aftale, så du ikke bliver faktureret for timer, som du ikke har brugt.
- Brug tid i starten på at sætte assistenten ind i opgaverne
En ”how-to-do” guide er guld værd i det virtuelle samarbejde. Det tager lidt tid at lave, men sparer dig tid (og tid er penge). Brug gerne mere tid i starten på at sætte assistenten ind i opgaverne. Herved undgår du at bliver forstyrret med spørgsmål når din virtuelle assistent går i gang. Jo mere viden assistenten har, og adgang til viden om opgaverne, jo nemmere og mere fejlfrit bliver resultatet.
- Giv feedback – både god og dårlig
Giv feedback. Både god og dårlig. Det er altid vigtigt at høre når man har lavet en fejl, så man kan rette op med det samme. Når man ikke sidder på samme kontor, kan det være en god idé at tage et møde en gang om måneden, for at høre hvordan samarbejdet går. Og så er det bare SÅ skønt at få at vide, at man gør det godt, og at der bliver sat pris på samarbejdet. En smiley kan gøre en stor forskel 😊